Los viáticos consisten en sumas de dinero que los empleados deben gastar para realizar labores de la empresa fuera del lugar de trabajo y son cubiertos por los empleadores. Generalmente, este tipo de gastos se generan cuando se deben realizar viajes o tareas en otro lugar y suelen consistir en viáticos ejemplos como gastos básicos de transporte, comida, hotelería, entre otros.
Existen dos formas de cómo solicitar viáticos a una empresa: previo al gasto y posterior al gasto. Cuando se solicitan los viáticos, previo a que se generen los gatos, se solicita una cierta cantidad estipulada y se especifica en qué se gastará el dinero. Luego de que se haya realizado el viaje, se deben rendir cuentas de los viáticos a la empresa, usualmente respaldando estos con facturas, comprobantes de pago y similares.
La segunda forma más común de solicitud de viáticos a una empresa, es posterior al gasto. Esto genera un inconveniente, ya que el empleado debe gastar de su bolsillo, sin necesariamente estar seguro que el gasto será cubierto por la empresa. En este caso se debe obtener obligatoriamente un comprobante de pago certificado, el cual se presentará junto a la carta solicitud de viáticos que han sido gastados.
Solicitud de viáticos formato, formatos, PDF, Word y Excel
Cuando realices una solicitud de viáticos, es importante que sepas cómo realizar este documento. A continuación te traemos tres formatos de solicitudes de viáticos, para que puedas llenarlos y adaptarlos al viaje que debas realizar o al menos te sirvan como guía para la creación de tu solicitud.
Formato de solicitud de viáticos en formato PDF
A continuación te traemos una guía con los formatos de solicitud de viáticos de CONAPRED. Aquí se explica todo lo necesario para el correcto llenado de la solicitud de viáticos y podrás disponer de varios formatos a partir de la página 14 del PDF. Puedes descargar este formato haciendo click aquí.
Formato de solicitud de viáticos en formato Word (Docx)
El siguiente es un formato solicitud de viáticos Word menores como gastos en combustible y otro tipo de gastos similares, perteneciente a la UNED. Puedes descargar este formato para viáticos Word para utilizarlo como guía o inclusive modificarlo, eliminando el logo de la institución e incluyendo el de tu lugar de trabajo. Para descargarlo, sólo haz click aquí.
Formato de solicitud de viáticos en formato Excel (Xlsx)
Excel permite realizar un formato de solicitud de viáticos Excel con alto nivel de detalle y muy organizado. El siguiente, es un formato de solicitud de viáticos de la UCATOLICA, el cual podrás modificar para adaptarlo al lugar de donde debes solicitar los viáticos. Puedes descargar este formato en .xlsx haciendo click aquí.
Cómo pedir viáticos a tu jefe y ejemplos de solicitudes
Si tienes dudas de cómo llenar el formato de solicitud de viáticos o cómo pedir viáticos a tu jefe, a continuación te dejamos un ejemplo fácil de entender. En este podrás relacionar cómo se debe llenar cada artículo con el gasto referenciado y cómo solicitar viáticos a una empresa de manera efectiva.
Guadalajara, 04 de Mayo del 2021
Solicitud de viáticos
Sres. Departamento de finanzas
Por la presente, solicito viáticos para el viaje que me ha encargado la empresa en Ciudad de México para el proyecto F401-239. En este viaje, estaré realizando los siguientes gastos:
Alojamiento 100.00$
Comida 60.00$
Transporte 50.00$
Gastos varios 20.00$
____________________
Total 230.00$
Espero poder confirmar esta solicitud y recibir la cantidad solicitada. Cualquier gasto futuro será respaldado con su debido comprobante y una diferencia de estos gastos, será notificada al retorno del viaje.
Atentamente,
Julio Pérez
Tlf: XXXXX
Modelo de solicitud de viáticos y pasajes
Para aquellos que necesiten un modelo de solicitud de viáticos y pasajes más detallado, especialmente cuando se incluyen costos de transporte aéreo o terrestre, es recomendable utilizar un formato de solicitud que permita desglosar estos gastos de manera clara. El uso de un informe de viáticos en Word puede ser muy útil para este fin, ya que permite una presentación profesional y detallada de los gastos a incurrir.
Un buen modelo de solicitud de viáticos debería incluir un desglose de costos, justificación del viaje, fechas y detalles de los eventos o actividades a los que se asistirá. Esto no solo facilita la aprobación por parte del jefe o el departamento de finanzas, sino que también ayuda a mantener un control financiero adecuado.
Al finalizar el viaje, es importante que la rendición de cuentas sea tan detallada como la solicitud, incluyendo todos los comprobantes de pago y una carta de solicitud de viáticos donde se explique cualquier variación en los gastos planificados. Esto demuestra transparencia y responsabilidad en el manejo de los fondos de la empresa.
Recordemos que la preparación de una solicitud de viáticos adecuada no solo facilita la vida administrativa del empleado, sino que también refleja profesionalismo y eficiencia en el manejo de recursos empresariales.
